Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten in dieser Anwendung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Freibad am Dobben e. V.
Dobben 27, 31582 Nienburg
Telefon: 0 50 21 – 91 14 10
E-Mail: info@freibad-am-dobben.de
Vertreten durch den Vorstand nach § 26 BGB
Registergericht: Amtsgericht Walsrode, VR 130473
Ein Datenschutzbeauftragter ist nicht benannt, da nach unserer Prüfung weder die Voraussetzungen des Art. 37 Abs. 1 DSGVO noch des § 38 Abs. 1 BDSG vorliegen. Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung deiner Rechte wende dich bitte an den Vorstand unter den oben genannten Kontaktdaten.
Diese Datenschutzerklärung gilt für die interne Anwendung des Freibads am Dobben e. V. (Dienstplan, Arbeitszeiterfassung, Verfügbarkeiten, Schichttausch, Lohn- und Personalunterlagen, Dienstanweisungen, Personalbogen und Nachweisverwaltung). Sie informiert nach Art. 13 und 14 DSGVO darüber, welche Daten wir zu welchen Zwecken verarbeiten, auf welcher Rechtsgrundlage das geschieht, wie lange wir sie speichern und welche Rechte du hast.
Die Anwendung ist ausschließlich für Beschäftigte und ehrenamtlich Tätige des Vereins bestimmt und nur nach persönlicher Anmeldung zugänglich.
Zur Kenntnisnahme in der Anwendung: Die Bestätigung dokumentiert ausschließlich, dass die Datenschutzerklärung zur Verfügung gestellt und zur Kenntnis genommen wurde. Sie stellt keine Einwilligung in solche Datenverarbeitungen dar, die auf gesetzlichen, vertraglichen oder berechtigten Grundlagen erfolgen. Echte Einwilligungen – etwa für eine ausnahmsweise Ausweiskopie – holen wir stets getrennt von dieser Erklärung ein, dokumentieren sie gesondert und weisen dabei auf die Freiwilligkeit und die jederzeitige Widerrufbarkeit hin (Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, bei Beschäftigten zusätzlich § 26 Abs. 2 BDSG).
Die Angabe, ob eine Schwerbehinderung vorliegt, ist ein Gesundheitsdatum und damit eine besondere Kategorie personenbezogener Daten (Art. 9 DSGVO). Wir erheben sie nur, soweit sie für arbeits-, sozial- oder steuerrechtliche Pflichten oder für die Wahrnehmung gesetzlicher Rechte erforderlich ist (z. B. Zusatzurlaub, besonderer Kündigungsschutz, Meldungen). Verarbeitet werden dabei nur die tatsächlich erforderlichen Informationen. Eine vollständige Kopie des Schwerbehindertenausweises speichern wir grundsätzlich nicht, sofern ein Sichtvermerk oder die Erfassung der notwendigen Angaben ausreicht. Rechtsgrundlage: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO i. V. m. § 26 Abs. 3 BDSG.
Zur Prüfung deiner Identität können wir die Vorlage eines gültigen Ausweisdokuments verlangen. Dabei gilt:
Rechtsgrundlagen für eine ausnahmsweise Kopie: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 7 DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG sowie § 20 Abs. 2 PAuswG. § 20 Abs. 2 PAuswG lässt eine Kopie nur unter bestimmten Voraussetzungen zu, begründet aber weder eine Pflicht noch die Erforderlichkeit einer Speicherung.
Bei minderjährigen Beschäftigten dokumentieren wir die nach § 107 BGB erforderliche Zustimmung des gesetzlichen Vertreters. Erfasst werden grundsätzlich nur Name, Verhältnis zur minderjährigen Person, Datum und Unterschrift. Eine Ausweiskopie des gesetzlichen Vertreters speichern wir nur in einem begründeten Ausnahmefall und ausschließlich auf Grundlage einer gesonderten Rechtsgrundlage oder Einwilligung; § 107 BGB verlangt die Zustimmung, nicht jedoch pauschal eine Ausweiskopie.
Für bestimmte Tätigkeiten, bei denen aufgrund von Art, Intensität und Dauer des Kontakts ein besonderes Nähe-, Betreuungs- oder Vertrauensverhältnis zu Minderjährigen entstehen kann, kann die Vorlage eines erweiterten Führungszeugnisses erforderlich sein. Mögliche Rechtsgrundlagen sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO und Art. 10 DSGVO i. V. m. § 30a BZRG sowie gegebenenfalls § 72a SGB VIII und eine hierzu bestehende Vereinbarung.
Eine dauerhafte Kopie des Führungszeugnisses wird nicht gespeichert. Gespeichert werden – soweit rechtlich zulässig und erforderlich – ausschließlich:
Wird ein Führungszeugnis vorübergehend zur Prüfung hochgeladen, wird die Datei mit dem Erfassen des Sichtvermerks systemseitig gelöscht.
Die Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit dient der Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses und der Erfüllung arbeitsschutzrechtlicher Pflichten. Rechtsgrundlagen: Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG sowie § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG. § 16 Abs. 2 ArbZG betrifft dabei insbesondere die dort genannten, über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Zeiten. § 17 MiLoG gilt nur, soweit die Vorschrift für die jeweilige Beschäftigung anwendbar ist. Eine Verwendung zur allgemeinen Leistungs- oder Verhaltenskontrolle findet nicht statt.
Zum Nachweis, dass Dienstanweisungen bekannt gegeben wurden, dokumentieren wir das Benutzerkonto, den Zeitpunkt, die betroffene Fassung (Version und Inhaltsprüfsumme) sowie die ausdrückliche Kenntnisnahme.
Technisch werden derzeit zusätzlich die IP-Adresse, die Browser- bzw. Gerätekennung und die Dauer der Anzeige gespeichert. Diese Angaben dienen ausschließlich der Nachweisführung und werden nicht zur Leistungs- oder Verhaltenskontrolle verwendet. Wir prüfen derzeit die Umstellung auf den oben genannten reduzierten Datenumfang und passen diese Erklärung anschließend an.
Beim Aufruf der Anwendung verarbeitet unser Hostinganbieter technisch notwendige Verbindungsdaten: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene URL, HTTP-Statuscode, übertragene Datenmenge, Referrer (soweit übermittelt) sowie Browser- bzw. User-Agent-Kennung. Diese Daten dienen dem sicheren Betrieb, der Fehlersuche und der Abwehr von Angriffen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).
Wir unterscheiden zwischen Beschäftigten und ehrenamtlich Tätigen: Bei Beschäftigten stützen wir die Verarbeitung insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO sowie § 26 Abs. 1 BDSG. Bei ehrenamtlich Tätigen stützen wir sie je nach Zweck insbesondere auf Art. 6 Abs. 1 lit. b, lit. c oder lit. f DSGVO. § 26 BDSG wenden wir auf ehrenamtlich Tätige nur an, wenn die betreffende Person rechtlich tatsächlich als Beschäftigte oder Beschäftigter im Sinne des § 26 Abs. 8 BDSG gilt.
| Zweck | Rechtsgrundlage |
|---|---|
| Begründung, Durchführung und Beendigung des Beschäftigungs- bzw. Tätigkeitsverhältnisses (Personalverwaltung, Dienstplanung, Entgelt) | Beschäftigte: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG Ehrenamtlich Tätige: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vereinbarung über die Tätigkeit) |
| Erfüllung gesetzlicher Pflichten aus Steuer- und Sozialversicherungsrecht sowie Melde- und Aufbewahrungspflichten | Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO |
| Erfassung der Arbeitszeit und Erfüllung arbeitsschutzrechtlicher Pflichten | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO, § 26 Abs. 1 BDSG, § 3 Abs. 2 Nr. 1 ArbSchG, § 16 Abs. 2 ArbZG, soweit anwendbar § 17 MiLoG |
| Einsichtnahme in ein erweitertes Führungszeugnis und Dokumentation des Sichtvermerks | Art. 6 Abs. 1 lit. c und Art. 10 DSGVO i. V. m. § 30a BZRG, ggf. § 72a SGB VIII |
| Angaben zu einer Schwerbehinderung | Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO, § 26 Abs. 3 BDSG |
| Ausnahmsweise Speicherung einer Ausweiskopie | Art. 6 Abs. 1 lit. a und Art. 7 DSGVO, § 26 Abs. 2 BDSG, § 20 Abs. 2 PAuswG (freiwillige, widerrufliche Einwilligung) |
| Nachweis der Kenntnisnahme von Dienstanweisungen | Art. 6 Abs. 1 lit. b und lit. c DSGVO (arbeits- und arbeitsschutzrechtliche Nachweispflichten) |
| Sicherer Betrieb der Anwendung, Abwehr unbefugter Zugriffe, Kontosperre nach mehrfach fehlerhafter Anmeldung, Behebung technischer Störungen | Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO |
| Kommunikation per E-Mail (z. B. Zurücksetzung des PIN, Systemnachrichten) | Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO |
Unsere berechtigten Interessen im Sinne des Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO bestehen in der Gewährleistung eines sicheren und zuverlässigen Betriebs der Anwendung, der Verhinderung und Aufklärung unbefugter Zugriffe, der Abwehr von Missbrauch, der Behebung technischer Störungen sowie der Dokumentation rechtlich relevanter Vorgänge. Dabei berücksichtigen wir die Interessen und Grundrechte der betroffenen Personen und begrenzen die Verarbeitung auf das erforderliche Maß. Auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO stützen wir uns nicht, wenn eine speziellere gesetzliche oder vertragliche Rechtsgrundlage einschlägig ist.
Ohne die gesetzlich oder vertraglich erforderlichen Angaben können wir das Beschäftigungs- bzw. Tätigkeitsverhältnis nicht ordnungsgemäß durchführen, dich nicht einsetzen und keine Vergütung abrechnen. Aus der Verweigerung freiwilliger Angaben entstehen dir keine Nachteile.
Innerhalb des Vereins erhalten nur die Personen Zugriff, die ihn für die Personalverwaltung benötigen (Vorstand und beauftragte Verwaltungskräfte). Darüber hinaus geben wir Daten weiter an:
Nach dem derzeitigen Stand unserer Prüfung findet keine Übermittlung in Länder außerhalb der EU bzw. des EWR statt. Sollte künftig eine Übermittlung erforderlich werden, erfolgt sie nur auf Grundlage der Art. 44 ff. DSGVO – also aufgrund eines Angemessenheitsbeschlusses oder von Standardvertragsklauseln nebst erforderlicher zusätzlicher Schutzmaßnahmen; wir würden diese Erklärung dann um den betroffenen Dienst, das Drittland und die Rechtsgrundlage ergänzen. Deine Daten werden nicht verkauft und nicht zu Werbezwecken genutzt.
Beim Ausfüllen des Adressfeldes im Personalbogen kannst du Vorschläge nutzen. Dazu wird der von dir eingetippte Suchbegriff an den Dienst „Photon“ übermittelt, der auf Daten von OpenStreetMap basiert und von der komoot GmbH bereitgestellt wird. Beim Aufruf des Dienstes wird technisch bedingt auch deine IP-Adresse an den Anbieter übertragen.
Die Nutzung ist freiwillig: Du kannst deine Adresse jederzeit vollständig von Hand eintippen; dann findet keine Übermittlung statt und es entstehen dir keine Nachteile. Rechtsgrundlage für die freiwillige Nutzung ist Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Wir prüfen derzeit die Umstellung auf einen serverseitigen Abruf, bei dem deine IP-Adresse nicht mehr an den Anbieter übermittelt wird, und passen diese Erklärung anschließend an. Angaben zu Speicherfristen und etwaigen Unterauftragnehmern des Anbieters liegen uns derzeit nicht abschließend vor; wir ergänzen sie, sobald die Prüfung abgeschlossen ist.
Für die Dienstplanung rufen wir außerdem Wetterdaten für den Standort des Freibads ab. Personenbezogene Daten werden dabei nicht übermittelt.
Wir verwenden ausschließlich ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie, das deine Anmeldung aufrechterhält. Es enthält keine personenbezogenen Inhalte, ist für Skripte nicht auslesbar (HttpOnly), wird nur an unsere eigene Anwendung gesendet (SameSite) und beim Abmelden bzw. nach Ablauf der Sitzung gelöscht. Tracking-, Analyse- oder Werbe-Cookies setzen wir nicht ein. Eine Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG ist daher nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).
Es gilt keine pauschale Frist für den gesamten Datenbestand – insbesondere wird nicht automatisch der gesamte Personalbogen sechs oder acht Jahre gespeichert. Für einzelne Angaben gelten unterschiedliche Löschfristen:
Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.
Wir schützen deine Daten durch technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO. Umgesetzt sind insbesondere:
Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Die Anwendung wertet dein Verhalten nicht zur Leistungskontrolle aus.
Wende dich dafür formlos an den Vorstand (Kontaktdaten unter Ziffer 1).
Unabhängig davon steht dir ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde zu. Für uns zuständig ist:
Die Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen
Prinzenstraße 5, 30159 Hannover
Telefon: 0511 120-4500 ·
poststelle@lfd.niedersachsen.de
Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Anwendung oder die rechtlichen Rahmenbedingungen ändern. Bei einer wesentlichen Änderung wirst du beim nächsten Anmelden erneut um Kenntnisnahme gebeten. Die jeweils aktuelle Fassung ist in der Anwendung jederzeit abrufbar.
Stand: 23.07.2026 · Fassung 1.1